施設管理
※ユーザー権限によって、利用できる機能は異なります。そのため、項目やボタン等の表示が、実際の画面と異なる場合があります。
施設管理の概要
施設情報の作成や編集を行います。 施設サブ管理者は、予約申請の一覧表示や、申請に対して回答を送信することができます。
施設管理
施設予約のメニュー「施設管理」で画面を開きます。 項目入力後、表示ボタンをクリックすると、施設予約申請の一覧が表示されます。
| 項目 | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
| ① | 施設予約申請一覧 | 施設予約申請一覧を表示します。 |
| ② | 一括予約更新 | 一括で予約更新を行います。 |
| ③ | 団地情報一覧 | 団地情報一覧を表示します。 |
| ④ | 棟情報一覧 | 棟情報一覧を表示します。 |
| ⑤ | 施設情報一覧 | 施設情報一覧を表示します。 |
| ⑥ | 施設使用情報CSV出力 | 施設使用情報をＣＳＶファイルに出力します。 |
| ⑦ | 申請日時 | 申請の期間を設定します。 |
| ⑧ | 状況 | 申請の状況を設定します。 |
| ⑨ | 表示ボタン | 入力内容に問題がない場合は「表示」ボタンを押します。 |
| ⑩ | ソートボタン | データの並び替えを行います。 |
| ⑪ | 承認ボタン | 承認理由を申請者とサブ管理者にメッセージ送信することができます。メッセージは、承認完了時に送信します。 |
| ⑫ | 不承認ボタン | 不承認理由を申請者とサブ管理者にメッセージ送信することができます。メッセージは、不承認完了時に送信します。 |
| ⑬ | 再申請ボタン | 再申請理由を申請者とサブ管理者にメッセージ送信することができます。メッセージは、再申請指示完了時に送信します。 |
| ⑭ | 修正 | スケジュール編集画面が開きます。 |
| ⑮ | 添付ファイル | 添付ファイルを開くことができます。 |
| ⑯ | 画像リンク | 拡大画像を表示します。 |
一括予約更新
施設管理のメニュー「一括予約更新」で画面を開きます。
施設予約情報のＣＳＶファイルを読み込み、一括で予約ステータスを更新することができます。
ＣＳＶファイルは、「施設使用情報のCSV出力」で出力したものを使用します。ＣＳＶファイルの「繰返しフラグ」が“0”である予約申請の「予約ステータス」のみ変更することができます。
「予約ステータス」に設定できる内容はログインしているユーザーと、施設を使用するときに申請が必要か不要かで異なります。
| ログインユーザー | 申請が必要な施設に設定できる予約ステータス | 申請が不要な施設に設定できる予約ステータス |
|---|---|---|
| 施設サブ管理者（自管理部署） | 未処理・承認・不承認・再申請 | 承認 |
| その他 | 未処理 | 承認 |
| 項目 | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
| ① | ファイル選択 | CSVファイルを添付します。 |
| ② | 確認ボタン | 入力内容に問題がない場合は「一括更新確認へ」ボタンを押します。 |
一括予約更新-確認
「一括予約更新」画面の「一括更新確認へ」ボタンをクリックすると、画面が開きます。施設の予約情報の内容を確認することができます。
| 項目 | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
| ① | 一括更新ボタン | 表示内容に問題がない場合は「一括更新」ボタンを押します。ボタンを押すと「一括予約更新完了」画面が開きます。 |
一括予約更新-完了
「一括予約更新 確認」画面の「一括更新」ボタンをクリックすると、画面が開きます。施設の予約情報の更新が完了したことを確認することができます。 一括更新が失敗したときは、エラーになった予約情報をファイルに出力します。
団地情報一覧
施設管理のメニュー「団地情報一覧」で画面を開きます。 項目入力後、検索ボタンをクリックすると、団地情報の一覧が表示されます。
| 項目 | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
| ① | キーワード | 検索したい団地名のキーワードを入力します。 |
| ② | 検索ボタン | 入力内容に問題がない場合は「検索」ボタンを押します。 |
| ③ | 新規作成ボタン | 団地情報を新しく作成します。 |
| ④ | 削除チェックボックス | 削除する場合、チェックを入れてください。 |
| ⑤ | 団地名称リンク | 団地情報の編集画面が開きます。 |
| ⑥ | 削除ボタン | 削除チェックボックスにチェックが入った団地情報を削除します。 |
団地情報を作る、編集する
施設管理のメニュー「団地情報一覧」にある新規作成ボタンで団地情報を作成することができます。 団地情報一覧画面にある団地名称リンクで編集画面を開きます。
団地情報を消す
団地情報一覧画面にある削除ボタンで団地情報を削除することができます。 削除した団地内の棟や施設情報は参照できなくなります。
団地情報の編集
| 項目 | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
| ① | 一覧に戻る | 団地情報一覧へ戻ります。 |
| ② | 団地コード | 団地のコードです。3桁で入力してください。 |
| ③ | 団地名称 | 団地の名称です。 |
| ④ | 状態 | 団地の状態を選択します。無効にすると予約対象として選べなくなります。 |
| ⑤ | この内容で保存ボタン | 入力内容に問題がない場合は「この内容で保存」ボタンを押します。 |
棟情報一覧
施設管理のメニュー「棟情報一覧」で画面を開きます。 項目入力後、検索ボタンをクリックすると、棟情報の一覧が表示されます。
| 項目 | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
| ① | 団地 | 団地名を設定します。 |
| ② | キーワード | 検索したい棟名のキーワードを入力します。 |
| ③ | 他システムへの連携 | 他システムへの連携状況で一覧を絞り込む場合に選択します。 |
| ④ | 検索ボタン | 入力内容に問題がない場合は「検索」ボタンを押します。 |
| ⑤ | 新規作成ボタン | 棟情報を新しく作成します。 |
| ⑥ | 削除チェックボックス | 削除する場合、チェックを入れてください。 |
| ⑦ | 棟名称リンク | 棟情報の編集画面が開きます。 |
| ⑧ | 削除ボタン | 削除チェックボックスにチェックが入った棟情報を削除します。 |
棟情報を作る、編集する
施設管理のメニュー「棟情報一覧」にある新規作成ボタンで棟情報を作成することができます。 棟情報一覧画面にある棟名称リンクで編集画面を開きます。
棟情報を消す
棟情報一覧画面にある削除ボタンで棟情報を削除することができます。 削除した棟内の施設情報は参照できなくなります。
棟情報の編集
| 項目 | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
| ① | 一覧に戻る | 棟情報一覧へ戻ります。 |
| ② | 団地 | 棟の団地名です。 |
| ③ | 棟コード | 棟のコードです。先頭3桁は団地コードとし、6桁で入力してください。 |
| ④ | 棟名称 | 棟の名称です。 |
| ⑤ | 地上階数 | 棟の地上の階数です。 |
| ⑥ | 地下階数 | 棟の地下の階数です。 |
| ⑦ | 状態 | 棟の状態を選択します。無効にすると予約対象として選べなくなります。 |
| ⑧ | 他システムへの連携 | 有りを選択すると、外部の他システムでもデータが利用可能になります。 |
| ⑨ | ヘルプアイコン | 該当単語の説明を見ることができます。 |
| ⑩ | この内容で保存ボタン | 入力内容に問題がない場合は「この内容で保存」ボタンを押します。 |
施設情報一覧
施設管理のメニュー「施設情報一覧」で画面を開きます。 項目入力後、検索ボタンをクリックすると、施設情報の一覧が表示されます。
| 項目 | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
| ① | 施設名 | 団地名と棟名を設定します。 |
| ② | キーワード | キーワードを入力します。 |
| ③ | 施設管理部署 | 施設の管理部署を設定します。 |
| ④ | 申請 | 申請の要・不要を設定します。 |
| ⑤ | 検索ボタン | 入力内容に問題がない場合は「検索」ボタンを押します。 |
| ⑥ | 独自施設作成ボタン | 独自施設情報を新しく作成します。施設予約専用なので外部の他システムでは利用できない施設になります。 |
| ⑦ | マスタ施設作成ボタン | マスタ施設情報を新しく作成します。外部の他システムでも利用可能な施設になります。 |
| ⑧ | 削除チェックボックス | 削除する場合、チェックを入れてください。 |
| ⑨ | 室名称リンク | 施設情報の編集画面が開きます。 |
| ⑩ | 施設詳細 | 施設情報の詳細画面が開きます。 |
| ⑪ | 画像リンク | 拡大画像を表示します。 |
| ⑫ | 削除ボタン | 削除チェックボックスにチェックが入った施設情報を削除します。 |
施設情報を作る、編集する
施設管理のメニュー「施設情報一覧」にある独自施設作成ボタン、マスタ施設作成ボタンで施設情報を作成することができます。 施設情報一覧画面にある室名称リンクで編集画面を開きます。
| ログインユーザー | 独自施設 | マスタ施設 |
|---|---|---|
| 施設サブ管理者（施設管理部署あり） | 作成できます。 | 作成できません。予約関連の情報のみ編集できます。 |
| 施設マスタサブ管理者 | 作成できません。予約関連の情報のみ編集できます。 | 作成できます。 |
施設情報を消す
施設情報一覧画面にある削除ボタンで施設情報を削除することができます。
施設情報の編集-独自施設
独自施設はポータル内の施設予約に特化した施設です。 施設サブ管理者が自由に追加できます。
| 項目 | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
| ① | 一覧に戻る | 施設情報一覧へ戻ります。 |
| ② | 管理名称 | 施設の管理名です。 |
| ③ | 団地名称 | 施設の団地名です。 |
| ④ | 棟名称 | 施設の棟名です。 |
| ⑤ | 入力チェックボックス | 棟名を入力する場合、チェックを入れてください。 |
| ⑥ | 棟名称（入力） | 棟名を入力してください。 |
| ⑦ | 棟コード | 棟コードを入力してください。 |
| ⑧ | 階 | 施設の階です。 |
| ⑨ | 室名称 | 施設の室名です。 |
| ⑩ | 室コード | 施設の室コードです。省略すると自動で採番されます。 |
| ⑪ | 連絡先 | 施設の連絡先です。 |
| ⑫ | 備考 | 施設の備考です。 |
| ⑬ | 施設予約対象 | 施設の予約対象を選択します。有効にする場合は利用対象も併せて指定します。 |
| ⑭ | ヘルプアイコン | 該当単語の説明を見ることができます。 |
施設情報の編集-マスタ施設
マスタ施設はポータル外の別システムでも利用する施設です。 施設サブ管理者は予約に関する情報のみ付加できます。
| 項目 | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
| ① | 一覧に戻る | 施設情報一覧へ戻ります。 |
| ② | 管理名称 | 施設の管理名です。 |
| ③ | 団地名称 | 施設の団地名です。 |
| ④ | 棟名称 | 施設の棟名です。 |
| ⑤ | 階 | 施設の階です。2桁で入力してください。 |
| ⑥ | 室名称 | 施設の室名です。 |
| ⑦ | 管理部屋番号/枝番 | 施設の管理部屋番号と枝番です。管理番号は5桁、枝番は3桁で入力してください。 |
| ⑧ | 室コード | 施設の室コードです。他の項目から生成する為、入力不要です。 |
| ⑨ | 部屋番号 | 施設の部屋番号です。 |
| ⑩ | 定員 | 施設の定員です。 |
| ⑪ | 連絡先 | 施設の連絡先です。 |
| ⑫ | 備考 | 施設の備考です。 |
| ⑬ | 施設予約対象 | 施設の予約対象を選択します。有効にする場合は利用対象も併せて指定します。 |
| ⑭ | 他システムへの連携 | 有りを選択すると、外部の他システムでもデータが利用可能になります。 |
| ⑮ | 並び順 | 施設の並び順です。 |
| ⑯ | ヘルプアイコン | 該当単語の説明を見ることができます。 |
施設情報の編集-独自施設・マスタ施設共通
| 項目 | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
| ① | 設備 | 施設の設備を設定します。 |
| ② | 追加ボタン | 設備一覧に設備名を追加します。選択肢にないものはテキスト入力欄から追加できます。 |
| ③ | 削除チェックボックス | 削除する場合、チェックを入れてください。 |
| ④ | 削除ボタン | 削除チェックボックスにチェックが入った設備名を削除します。 |
| ⑤ | ファイル添付 | 施設情報にファイルを添付します。 |
| ⑥ | 画像添付 | 施設情報に画像を添付します。 |
| ⑦ | 施設管理部署 | 施設の管理部署です。 |
| ⑧ | 非公開不可設定 | 施設情報の非公開不可設定を選択します。「有効」を選択すると、スケジュール編集画面でこの施設を設定したスケジュールは、非公開で登録できなくなります。 |
施設情報の編集-利用対象
施設予約を有効にした場合は、予約条件も必ず指定します。
| 項目 | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
| ① | 利用対象 | 施設の利用対象を選択します。「条件利用設定」は、事前に登録された利用条件をリストから選択できます。選択した利用条件は、「条件詳細情報」リンクをクリックして表示される「利用条件詳細情報」で確認できます。「利用可能日時設定」は、「条件利用設定」と「個別利用設定」のいずれかを選択してください。 |
| ② | 利用設定 | 施設の利用設定を選択します。 |
| ③ | 宛先追加ボタン | 個別利用設定の宛先を追加します。 |
| ④ | 利用可能日時設定 | 施設の利用可能日時設定を設定します。 |
| ⑤ | 利用日時 | 施設の利用日時を設定します。 |
| ⑥ | 日時指定追加ボタン | 「日時指定」が選択されている時にクリックすると、日時設定を追加できます。 |
| ⑦ | 日時指定 削除チェックボックス | 削除する場合、チェックを入れてください。 |
| ⑧ | 日時指定 削除ボタン | 削除チェックボックスにチェックが入った日時指定を削除します。 |
| ⑨ | 予約可能日 | 施設の予約可能日を設定します。 |
| ⑩ | 申請制設定 | 施設の申請制設定を選択します。 |
| ⑪ | 表示内容有無 | 施設の表示内容有無を選択します。 |
| ⑫ | 料金 | 施設の使用料金を設定します。 |
| ⑬ | 利用対象追加ボタン | 「条件利用設定」で選択した利用対象を追加します。 |
| ⑭ | 利用対象 削除チェックボックス | 削除する場合、チェックを入れてください。 |
| ⑮ | 利用対象 削除ボタン | 削除チェックボックスにチェックが入った利用対象を削除します。 |
| ⑯ | 優先順 | 優先順位を設定します。複数の利用対象に当てはまるユーザーの画面操作、および画面表示時には、優先順が高位となる条件を表示します。 |
| ⑰ | 入力内容を確認ボタン | 入力内容に問題がない場合は「入力内容を確認」ボタンを押します。 |
施設使用情報のＣＳＶ出力
施設管理のメニュー「施設使用情報のCSV出力」で画面を開きます。 項目入力後、CSV作成ボタンをクリックすると、施設使用情報をＣＳＶファイルに出力することができます。
| 項目 | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
| ① | 出力日時 | CSVに出力する日時を設定します。 |
| ② | 出力する施設予約情報の状況 | CSVに出力する施設予約情報の状況を設定します。 |
| ③ | 作成ボタン | 入力内容に問題がない場合は「CSV作成」ボタンを押します。 |