イベント管理

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※ユーザー権限によって、利用できる機能は異なります。そのため、項目やボタン等の表示が、実際の画面と異なる場合があります。

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イベント管理の概要

イベント情報の作成と、参加者管理を行います。
イベントグループ単位で定義した管理者同士でイベントを共同編集します。

イベント管理者のグループを作る

始めにイベントグループ機能で管理者グループを決めます。
所属グループがまだ無い場合は自分で新規追加するか、自分も加えてもらうよう既存グループの対象者へ依頼してください。

イベント情報を作る、編集する

イベント管理のメニュー「イベント登録」、またはイベント管理一覧画面の「新規作成」ボタンから作成出来ます。
編集するにはイベント管理一覧画面の「編集」リンク、またはイベント詳細画面の「編集」ボタンから編集画面を開きます。

イベント情報をコピーする

コピー元のイベント詳細画面を開き、「コピー」ボタンを押すと元のデータが初期セットされた編集画面が開きます。
適宜変更し、登録してください。

イベント情報を消す

削除したいイベントの詳細画面を開き、「削除」ボタンを押します。削除したイベントは管理者も参照できなくなります。

公開後のイベント情報変更

公開後に以下の操作を行うと、参加者申請が強制変更されます。影響を受けるのは「承認待ち」「承認済」の申請です。

• イベントを削除：「強制キャンセル」に。
• イベントを無効：「強制キャンセル」に。
• 日程を削除：（削除された日程の参加者は）「強制キャンセル」に。
• 参加対象を変更：対象外となった人は「強制キャンセル」に。ただし代理申請ならそのまま。
• 募集人数、キャンセル待ちを変更：応募人数によっては「否認」と「承認済」になることも。

イベント管理一覧

イベントのメニュー「イベント管理」で画面を開きます。 条件入力後、検索ボタンをクリックすると、管理イベントが一覧表示されます。

項目	項目名	説明
①	イベント予約	イベント予約一覧を表示します。
②	イベント管理	イベント管理一覧を表示します。
③	イベント登録	新規のイベント編集を行います。
④	イベントグループ	イベント管理者のグループ登録、変更を行います。
⑤	開催期間	指定期間内に開催されるイベントを検索します。
⑥	応募締切	指定期間内に締切日が指定されたイベントを検索します。
⑦	グループ	指定のイベントグループが管理するイベントを検索します。自分が所属するグループのみ選択出来ます。
⑧	公開	公開日時を迎えているかを条件に検索します。
⑨	キーワード	指定キーワードでイベント名、概要、内容を検索します。
⑩	検索ボタン	条件を元に検索結果を表示します。
⑪	新規作成ボタン	新規のイベント編集を行います。
⑫	検索結果タイトル	クリックした項目で昇順/降順を並び替えます。
⑬	イベント名リンク	イベント詳細画面を表示します。
⑭	編集リンク	イベント編集画面を表示します。
⑮	参加者管理リンク	イベント参加者管理画面を表示します。

イベント情報編集

イベント情報の追加、編集を行います。

項目	項目名	説明
①	一覧に戻る	イベント一覧画面を表示します。
②	イベントグループ	管理者グループを選択します。後から変更することは出来ません。
③	イベント名、概要、内容	イベント名と概要は文字数制限があります。＋－ボタンで、入力エリアが開閉します。
④	参加対象	イベントへ参加可能な人を指定します。
⑤	参加方法	先着制は応募人数によって自動で承認されますが、承認制では管理者が個別に「承認」操作をおこないます。
⑥	申請可能回数	参加者が同一イベントの別開催日程へ同時申請できる回数です。
⑦	キャンセル待ち	募集人数に達した場合でも「承認待ち」を許可します。
⑧	添付ファイル	イベント詳細情報で参照させたいファイルを登録します。
⑨	提出物	参加申請時にファイルアップロードを求めることが出来ます。必須だと、申請時にファイル数全て埋める必要があります。
⑩	公開日時	指定日時を迎えるまで、参加対象者の目には触れません。空白のままにすると現在日時がセットされます。
⑪	管理者メモ	当画面でのみ参照、編集できるメモ欄です。イベントグループ対象者だけ利用出来ます。
⑫	状態	「無効」にするとイベントが参加対象者には見えなくなります。
⑬	開催設定一覧	設定している日程一覧です。
⑭	開催設定を追加	編集画面を表示し新たな日程を追加します。(詳細後述)
⑮	再編集リンク	編集画面を表示し既存の日程を変更します。
⑯	削除リンク	既存の日程を削除します。
⑰	項目設定	イベント固有の情報を追加します。(詳細後述)
⑱	この内容で保存	入力内容を登録します。

開催設定

募集をかける単位（日程、場所など）で開催登録します。
開催設定の編集をおこなうと開催設定一覧に反映されます。

追加する

「イベント情報編集」画面の「開催設定を追加」ボタンで入力画面が表示されます。
入力後に登録ボタンをクリックすると開催設定一覧に追加されます。

変更する

開催設定一覧の行から「再編集」リンクをクリックします。

削除する

開催設定一覧の行から「削除」リンクをクリックします。

日程の指定方法

• 単一：期間を１件だけ登録します。
• 一括：一日分の開始終了時刻パターンを連続した日数に複製します（例．午前と午後の部、日に２開催を１週間続ける）。再編集時は選べません。

項目	項目名	説明
①	詳細(場所など)	場所や担当者など、期間以外に固有の識別情報を設定します。 同時刻開催でもこの値が違うとイベント詳細カレンダーで別々に扱われます。 ＋－ボタンで、入力エリアが開閉します。
②	募集人数	「なし」の時は人数制限なく承認出来ます。 「募集人数」の時は、人数を超えた承認は出来ません。 「目安人数」は「なし」と同じですが、応募状況に人数の注釈がつきます。
③	単一/一括	単一では１件分の開始終了日時、応募締め切りを指定します。一括では下記の条件を指定します。
④	一括-時間枠	一日分の開始と終了時刻を「時間枠」として必要数追加します。 「時間枠を増やす」リンクで行追加し、不要な行は右側「×」アイコンで削除します。
⑤	一括-日付期間	時間枠を複製する日付期間を指定します。
⑥	一括-複製条件	複製する日付期間の内、土日を除外するか指定します。
⑦	一括-応募締切	応募締切りから開催日までの日数を指定します。
⑧	登録ボタン	入力内容を開催日程として登録します。
⑨	リセットボタン	画面初期表示時点の入力内容に戻します。

項目設定

参加申請時に必要な情報を追加出来ます。通知内容を増やしたり、自由入力や選択肢を求めることが出来ます。

追加する

「項目追加」ボタンで入力欄を追加します。

内容を変更する

イベント情報編集画面の入力欄を直接編集します。

削除する

入力欄右上の「×」アイコンで削除します。

並び順を変える

入力欄左上の並び替えアイコンをドラッグ＆ドロップすると、項目間の順序が入れ替わります。
(挿入位置が同じ項目名同士は編集画面での順序通りに並びます。)

入力方法の種類

用途に応じた入力方法を選びます。入力方法ごとに指定する内容も変わります。

• ラベル：説明文の追加のみで申請時の入力はさせません。
• テキストボックス：入力制限がかけられます。
• テキストエリア：複数行を入力させることが出来ます。
• プルダウン：管理者が提示した選択肢から選ばせることが出来ます。

項目	項目名	説明
①	並び替えアイコン	ドラッグ＆ドロップすることで項目を入れ替えます。
②	×アイコン	項目の入力欄を削除します。
③	項目名	今から追加する項目の見出しです。＋－ボタンで、入力エリアが開閉します。
④	入力方法	表示方法を指定します。
⑤	挿入位置	参加申請画面上の、どこに表示したいか指定します。選んだ項目名の上に挿入されます。
⑥	ラベル内容	説明文として追加したい文章です。＋－ボタンで、入力エリアが開閉します。
⑦	必須	申請時に必ず入力させるかを指定します。
⑧	入力制限	テキスト入力時のチェックを追加します。
⑨	最大文字数	テキスト入力時に文字数超過チェックを行います。
⑩	プルダウン-選択肢入力	選択肢の内容を１件ずつ入力します。＋－ボタンで、入力エリアが開閉します。
⑪	プルダウン-選択肢追加	選択肢入力したら、追加リンクにてリストへ追加します。
⑫	プルダウン-リスト	選択肢の一覧です。
⑬	プルダウン-並び替えアイコン	ドラッグ＆ドロップすると順序が入れ替わります。
⑭	プルダウン-削除	リストから行を消します。
⑮	項目追加ボタン	入力欄が追加されます。

参加者管理の概要

イベントの参加申請を確認します。 申請結果は参加者とイベント管理者へメッセージ通知されます。

参加申請を承認/否認する

「承認制」イベントでは申請者を「承認」「否認」に振り分ける必要があります。
申請状況は参加者管理一覧で一括処理するか、参加者詳細で個別に更新してください。

申請結果の理由を伝える

申請状況を変更した際、メッセージ欄の内容も通知されます。 提出物不備により再申請を促す場合など理由を伝えることが出来ます。

申請内容を変更する(代理申請)

申請状況は当機能で変更出来ますが、提出物などは申請者本人しか変更出来ません。 代理申請リンクを利用すると、本人同様に申請を変更可能です。
（※代理申請については、イベント予約を参照して下さい。）

参加者管理一覧

イベント管理一覧で対象イベントを選び「参加者管理」リンクから画面を開きます。 条件入力後、検索ボタンをクリックすると、対象イベントの参加申請一覧が表示されます。

項目	項目名	説明
①	イベント管理一覧へ戻る	イベント一覧画面へ戻ります。
②	開催日程折りたたみ	開催件数が多い場合「Read More」と「Close」リンクで表が開閉出来ます。
③	開催日	指定期間内の開催設定を検索します。
④	応募締切	指定期間内に締切日が指定された開催設定を検索します。
⑤	申請状況	チェックが付けられた状況のみ検索します。
⑥	キーワード	指定キーワードで氏名、カナ、所属名、ロール名を検索します。
⑦	検索ボタン	条件を元に検索結果を表示します。
⑧	すべてチェック、クリア	検索結果の「選択」チェック状態を一括で切替ます。
⑨	検索結果タイトル	クリックした項目で昇順/降順を並び替えます。
⑩	選択チェックボックス	一括処理の対象とする行に、チェックを入れてください。開催終了したイベントは選択出来ません。
⑪	詳細リンク	参加者詳細画面を表示します。
⑫	代理申請リンク	参加申請画面を表示します。申請者の代わりに申請内容を変更出来ます。
⑬	一括メッセージ	一括処理による申請結果通知メッセージに、追加したい文章を入力します。
⑭	一括承認	チェックが入った行を「承認済」にします。
⑮	一括否認	チェックが入った行を「否認」にします。
⑯	一括キャンセル	チェックが入った行を「強制キャンセル」にします。

参加者詳細

参加申請内容を確認し、個別に申請状況を変更出来ます。

項目	項目名	説明
①	提出物	申請時にアップロードされたファイルをダウンロード出来ます。
②	追加入力項目	管理者によって追加された申請項目に対する入力内容です。
③	申請状況	申請結果を選択します。
④	メッセージ	申請結果通知メッセージに、追加したい文章を入力します。
⑤	戻るボタン	当画面を終了します。
⑥	更新ボタン	申請状況を更新します。現在と変更後が同じ状況なら、更新も通知もしません。

イベントグループ

イベント管理のメニュー「イベントグループ」で画面を開きます。
イベント管理者のグループ対象者は共同でイベントを管理出来ます。

一覧

項目	項目名	説明
①	新規作成ボタン	イベントグループを新規作成します。
②	グループ名	イベントグループ名を表示します。
③	編集	イベントグループを編集します。
④	削除	イベントグループを削除します。

編集

項目	項目名	説明
①	一覧に戻る	イベントグループ一覧へ戻ります。
②	グループ名	イベントグループの名称です。＋－ボタンで、入力エリアが開閉します。
③	グループ対象者	イベントグループの対象者を選択します。
④	対象者追加ボタン	対象者を追加します。
⑤	有効／無効	イベントグループの有効/無効を選択します。
⑥	この内容で保存ボタン	設定の内容に問題がない場合は「この内容で保存」ボタンを押します。